Seasonal Booking Workflow

Un proyecto acotado sobre cómo ordenar la asignación de turnos de capacitación y disponibilidad de cuadrillas cuando la demanda se concentra en pocas semanas del año.

El problema que nos llevó a revisar el proceso

En Vía Técnica Talento trabajamos con empresas ferroviarias que necesitan cubrir refuerzos de mantenimiento en ventanas estacionales: paradas programadas, cierres por obra y períodos de mayor tránsito. El cuello de botella no era la cantidad de postulantes, sino la coordinación. Los turnos de capacitación en seguridad, las aptitudes psicofísicas y la disponibilidad real de cada cuadrilla se gestionaban en planillas separadas que nadie miraba al mismo tiempo.

Cuando llegaba la semana crítica, aparecían los mismos problemas: gente asignada a un turno que ya había vencido su certificación, cuadrillas confirmadas sin el bloqueo de vía correspondiente y supervisores enterándose de cambios por mensaje de texto la noche anterior.

Cómo lo encaramos

Antes de tocar cualquier herramienta, hicimos tres semanas de observación en dos obradores del AMBA. Anotamos qué se decidía, quién lo decidía y en qué momento. Eso nos dejó un mapa bastante claro de los puntos donde la información se rompía.

• Un único calendario de disponibilidad por cuadrilla, con vigencia de cada credencial visible al lado del nombre.
• Reglas de bloqueo automático cuando una certificación estaba por vencer dentro de la ventana de trabajo.
• Un canal de confirmación con acuse de recibo, para que el cambio no dependiera de un mensaje informal.
• Registro de quién aprobó cada asignación y con qué respaldo documental.

Decisiones que tomamos en el camino

Descartamos construir una app propia. La mayoría de los supervisores ya usaba el celular en obra y no iba a cargar otra herramienta. En cambio, armamos una vista web liviana que se abría desde el navegador y funcionaba con conectividad intermitente.

También decidimos no automatizar la aprobación final. El sistema propone, pero el jefe de obra confirma. Nos pareció riesgoso dejar que un algoritmo asignara personal a un tramo sin que alguien con responsabilidad directa lo revisara. Esa decisión agregó un paso, pero bajó los reclamos internos.

Qué quedó funcionando

Después de dos ventanas estacionales, el cambio más visible fue la reducción de reprogramaciones de último momento. Las cuadrillas llegaban al turno con la documentación en orden y los supervisores dejaron de perseguir planillas por separado.

No resolvimos todo. La carga inicial de datos históricos fue más lenta de lo previsto y todavía hay tramos donde el registro se hace en papel y se transcribe al día siguiente. Lo dejamos anotado como próximo paso, junto con la integración al sistema de legajos que usa la empresa.