Cuando una empresa ferroviaria incorpora diez o quince perfiles técnicos en pocas semanas, el cuello de botella no está en la búsqueda: está en el papeleo. Este proyecto nació de esa fricción concreta, en el marco de una consultora que coloca cuadrillas y técnicos de vía en el AMBA.
Antes de este trabajo, cada incorporación se armaba por correo. El área de operaciones enviaba la documentación del candidato en un hilo, recursos humanos la reenviaba a otra carpeta, y el legajo terminaba desarmado entre planillas sueltas y adjuntos con nombres como "CV_final_v3_ok". Para perfiles de vía, señalización o materiales rodantes, esa dispersión tenía un costo real: acreditaciones vencidas que aparecían recién en la puerta de obra, aptitudes psicofísicas sin fecha clara y certificados de trabajo en altura que nadie sabía si seguían vigentes.
La consigna fue acotada: ordenar el ingreso de personal técnico sin sumar una herramienta más al stack. Nada de migraciones grandes ni capacitación de tres días. Un flujo que la propia gente de operaciones pudiera sostener en temporada alta.
Se trabajó sobre tres decisiones concretas, tomadas con el equipo de operaciones en dos sesiones de relevamiento:
El portal quedó como una capa liviana sobre lo que ya existía. No reemplazó el sistema de legajos ni el de nómina: se conectó a ellos por exportación programada, porque forzar una integración en vivo hubiera alargado el proyecto varios meses sin beneficio claro para el usuario final.
La primera versión del formulario pedía demasiado. Los propios supervisores marcaron que cargar antecedentes completos antes de la entrevista técnica era trabajo perdido: muchos candidatos no llegaban a esa instancia. Se recortó el alta inicial a lo indispensable y el resto se completó después de la aprobación técnica. Ese cambio solo redujo el tiempo de carga a la mitad.
Otro ajuste vino por el lado de las notificaciones. Al principio cada vencimiento generaba un correo al candidato y otro al supervisor. En la práctica, el candidato ignoraba el aviso y el supervisor se enteraba tarde. Se pasó a un recordatorio escalonado: primero al interesado, y si no había respuesta en un plazo definido, recién ahí subía al supervisor.
El portal no resuelve la escasez de perfiles técnicos ni reemplaza la evaluación en obra. Ordena el ingreso y evita que un buen candidato se pierda en un hilo de correo. Esa distinción importa: la herramienta acompaña el proceso, no lo sustituye.
El equipo de operaciones dejó de perseguir carpetas. Los vencimientos se ven antes de que ocurran, y las incorporaciones que antes tardaban semanas en quedar documentadas se cierran en pocos días. Lo más útil, según el propio equipo, no fue la automatización sino la trazabilidad: hoy se puede responder con precisión en qué estado está cada legajo y quién tiene la pelota.
Queda pendiente la integración con el sistema de facturación a empresas, que por ahora sigue en planilla aparte. Es el próximo tramo, y probablemente el más delicado, porque toca datos que varias áreas consideran propios.
Si tu empresa necesita ordenar el ingreso de personal técnico, podés escribirnos desde contacto o revisar cómo encaramos soluciones para empresas ferroviarias.